Digityötapojen muutokselle ja Office 365:n käyttöönotolle 

KRIITTISET TYÖKALUT

Nämä työkalut sinun on hyvä ottaa käyttöön joka tapauksessa. 

Jos pitäisi valita vain yksi työkalu muutokselle, olisi se johdon tuki. Valittu ja asiaansa opastettu johtaja antaa muutoksella uskottavuutta ja hyvän viestikanavan.

Sponsori johdosta

Saat Office 365:n, palvelun, työkalun tai jopa muutoksen omistajana itsellesi korvaamattoman kumppanin.

Valitse henkilöstön joukosta yksittäisiä aktiivisia positiivisia henkilöitä jotka koulutat ensimmäisinä paitsi tuleviin työtapoihin, mutta myös toimimaan muutoksen sanansaattajina.

Sanansaattajat / muutosagentit / championit

Sanansaattajien avulla saat käveleviä parhaita käytäntöjä sopivasti ripotellen ympäri organisaatiota.

Loppukäyttäjät, 365-työkalujen omistajat, johto, tukitoiminnot (viestintä, IT, HR, ...), jne.

365-roolitus

Hahmotat kuka tekee/tarvitsee mitäkin

Auta auttajiasi auttamaan. Eli opeta service desk tukemaan henkilöstöäsi.

Service deskin tuki- ja koulutuspaketti

Mitä jos voisit ensin itseksesi ja sen jälkeen loppukäyttäjiesi avulla tutustua mukavalta kuulostaviin uusiin työtapoihin? 365 Pilots toteuttaa tällaisen kiertoajelu-sovelluksen jonka voit upottaa SharePontiin, Teamsiin tai puhelimeesi.

Hop on - Hop off -tutustuminen työtapohin

Varsinkin kiireiset esimiehet on kätevää houkutella heille sopivana ajankohtana leppoisaan tutustumisajeluun.

Omistajan lokikirja

Kerää parhaita esimerkkejä digityötapojen esimerkeistä talon sisältä. "Hieno tekninen manuaali wiki-sivustona", "Näin myyntitiimi käyttää mobiili-Teamsia onnistuneiden tuotesijoittelun tallentamisessa", "Katso miten laatutiimi ryhmittelee

Showroom - malleja meiltä ja muualta

Office 365:n muutokset oppii näkemään parannuksina kun tutustuu niihin hiljalleen.

Office 365:n tulevat muutokset

Pysyt kartalla, tunnet olosi osaavammaksi, saat vähemmän huonoa palautetta kun osaat kertoa tulevista muutoksista ja kun osaat viitata linkillä mistä saa tietoa lisää. Katso myös muut asiaan liittyvät muutostyökalut.

Oletpa yksin, tai esim. viestinnän/HR:n/IT:n muodostamassa tiimissä omistamassa 365-palveluita, on teidän hyvä muistaa seuraavat asiat joita seurata ja edistää.

Omistajatiimin kokousmalli

Joskus muutos parempiin työtapoihin tapahtuu syvällisemmin, kun osaat kertoa muutoksista rooleittain. Mitä tekee myynti, mitä tekee HR jatkossa.

Roolipohjainen muutossuunnitelma

Matkalla parempiin työtapoihin -podcastit

Tavoitat kiireisen johdon ja esimiehet heille sopivilla hetkillä.

Usein kysytyt kysymykset

Testi-pilotti-julkaisu -vuosikello

Toisin kuin itse toimittamasi "UKK" eli usein kysynyt kysymykset, tällainen yhteisömäinen Kysy ja vastaa -palsta saattaa olla juuri se puuttuva rengas omasta tukiverkostostasi. Anna ihmisten kysy

Kysy ja vastaa / Käyttäjäyhteisö

S

Suunnitelmat pakottavat kirjoittamaan asioita ylös ja siten ne paljastavat puutteita resursseissa, epäloogisuuksia jne.

Koulutussuunnitelma

Kerro mitä Office 365:ssanne tapahtuu nyt ja seuraavan vuoden sisällä.

Office 365 -tiekartta (organisaation oma)

Säästä aikaa ja viittaa organisaationne omaan Office 365 -tiekarttaan. Mitä juuri teillä testataan nyt, pilotoidaan nyt, julkaistaan seuraavaksi?

Aivan ydintyökalu loppukäyttäjille mutta selkeyttää pelikenttää myös teille omistajille.

Pelikirja - What-to-use-when

Office 365:n käyttäjät, loppukäyttäjät, koko henkilöstö oppii nopeammin eri työkalujen erot.

Uudet työtavat vaativat vanhoista työtavoista luopumista ja selkeää viestimistä. Näyttämällä henkilöstölle vanhan ja tutun työtavan sekä uuden työtavan, saat aikaan oivaltamista. Mutta myös lisäkysymyksiä.

Ennen ja jälkeen

Saat kristallinkirkkaan apuvälineen kun jaksat tehdä tämän harjoituksen ja jopa toteuttaa juuri omalle organisaatiollesi sopivan ennen/jälkeen kuvauksen.

Viesti erilaisia hyviä käytänteitä, oivalluksia ja käyttökohteiita 365-loppukäyttäjille.

Viikon vinkki

Ripottele parhaita käytäntöjä ja esimerkkejä

Ehkä se ainoa virallinen kanava sinun ja 365-palvelusi välillä. Älä jätä käyttämättä.

Palautekanava

Annat mahdollisuuden vaikuttaa palveluihin. Henkilöstölle syntyy ymmärrettävä olo siitä että he voivat vaikuttaa, että heitä kuunnellaan.

© 2019 365 Pilots Oy.  Kuvat Unsplash

365 PILOTS

be a brave officer